Migración y Carga de Datos en un Proyecto ERP: Todo lo que una Empresa Debe Saber

fjdelosrios
4 may
5 Min. de lectura

La migración y carga de datos es una de las actividades más críticas en la implementación de un sistema ERP. Muchos proyectos exitosos desde el punto de vista técnico han encontrado dificultades operativas debido a problemas en la calidad o integridad de los datos trasladados al nuevo sistema.

Cuando una empresa evalúa implementar un ERP, una de las preguntas fundamentales que debe hacerse es:

¿Cómo aseguraremos que nuestros datos lleguen al nuevo sistema de manera correcta, completa y confiable?

En este artículo explicamos qué implica realmente la migración de datos en un proyecto ERP, cuáles son los riesgos si no se gestiona adecuadamente, los pasos recomendados, las claves para hacerlo exitosamente, y quién debe asumir la responsabilidad de este frente crítico.

1. ¿Qué es la migración de datos en un proyecto ERP?

La migración de datos es el proceso de trasladar información relevante desde los sistemas actuales (antiguos ERPs, software contable, hojas Excel, bases de datos específicas, etc.) hacia el nuevo sistema ERP.

Esta actividad no solo consiste en mover datos, sino también en:

Seleccionar qué datos serán migrados.
Depurar y corregir errores en la información.
Transformar los datos para que se ajusten al formato y estructura del nuevo sistema.
Validar que toda la información sea precisa, completa y confiable antes de salir en vivo.

📌 Importante: No es simplemente un proceso técnico. Es un esfuerzo crítico de aseguramiento de calidad de información.

2. Tipos de datos que se migran

No todos los datos existentes deben ser migrados. Lo habitual es trasladar:

🔹 Datos maestros:

Clientes, proveedores, productos y servicios, listas de precios, estructura organizativa (áreas, centros de costo, centros de beneficios, almacenes).

🔹 Datos transaccionales activos:

Saldos contables iniciales, cuentas por cobrar/pagar abiertas, inventarios actuales, pedidos en curso (ventas y compras pendientes), órdenes de producción abiertas / en curso.

🔹 Datos históricos (opcional y sujeto a análisis):

Facturas ya pagadas, órdenes cerradas, registros contables de ejercicios anteriores, historiales de ventas, etc.

3. ¿Migramos los datos históricos? Análisis, riesgos y alternativas

Aunque la intención de "tener todo en un solo lugar" puede parecer razonable, migrar la historia completa puede traer más problemas que beneficios.

⚠️ Riesgos de migrar historia:

Incremento de costos y tiempos del proyecto.
Sobrecarga de la base de datos, afectando el rendimiento.
Errores de interpretación o conversión de información antigua.
Dificultad para validar grandes volúmenes de datos.
Contaminación del ERP nuevo con datos inconsistentes.

✅ Alternativas más eficientes:

Mantener el sistema anterior como consulta (modo solo lectura).
Migrar solo resúmenes históricos relevantes.
Exportar historia a un repositorio externo.
Migración selectiva, basada en criterios claros.

📌 Conclusión: Migrar datos históricos debe ser una decisión estratégica, no una reacción impulsiva.

4. Principales desafíos de la migración de datos

La migración es una de las principales fuentes de riesgo. Los desafíos más comunes son:

🚩 Datos inconsistentes o incompletos: Errores, duplicados, falta de información obligatoria o datos desactualizados.

🚩 Estructuras diferentes entre sistemas / Errores de mapeo de campos: Los campos de origen no siempre coinciden con los campos de destino del nuevo sistema ERP.

🚩 Falta de estructura y/o de conocimiento del origen de los datos: Muchos datos pueden estar mal organizados o dispersos en múltiples archivos.

🚩 Subestimación del esfuerzo requerido: Se suele pensar que es un proceso rápido y automático, cuando en realidad implica mucho trabajo manual y validaciones

.🚩 Validación insuficiente / falta de participación por parte de los usuarios: El conocimiento del negocio para validad datos reside en los usuarios, no en el área de TI.

5. ¿Quién es responsable de la migración de datos: cliente o proveedor?

La migración de datos es un frente compartido de responsabilidad, pero con roles claramente diferenciados para el cliente y el proveedor:

🎯 Responsabilidad del Cliente

Proveer los datos de origen: El cliente es dueño de la información y debe proporcionarla limpia, completa y estructurada.
Definir qué datos migrar: Junto con el proveedor, debe decidir qué información es crítica para cargar en el nuevo sistema ERP.
Liderar la depuración y validación: Son las áreas usuarias del cliente quienes conocen los datos y deben asegurar su calidad.
Participar en las pruebas y validaciones finales: Confirmar que los datos cargados corresponden con la operación real.

🎯 Responsabilidad del Proveedor

Diseñar el esquema de migración: Determinar cómo se mapearán los datos origen-destino en el ERP.
Proporcionar plantillas o herramientas de carga: Para facilitar al cliente el suministro de datos en el formato adecuado.
Asistir en las conversiones técnicas: Adaptar formatos, transformar datos donde sea necesario.
Realizar cargas de prueba y depurar errores técnicos: Asegurar que el proceso de carga funcione de manera adecuada.

📌 En resumen:

El cliente es responsable de la calidad de los datos.
El proveedor es responsable de la metodología y ejecución técnica de la carga.

Sin datos limpios y validados, ni el mejor proveedor podrá lograr una migración exitosa.

6. Pasos para una migración de datos exitosa

Definir el alcance de los datos a migrar: No todo lo que está en los sistemas debe llevarse al nuevo sistema ERP. Se deben migrar solo los datos relevantes, actuales y necesarios para la operación.
Limpiar, depurar y estandarizar la información: Antes de migrar, se deben corregir errores, eliminar duplicados, estandarizar formatos y actualizar información.
Mapear origen-destino entre sistemas: Identificar cómo cada campo del sistema actual se corresponde con los campos del nuevo sistema ERP.
Hacer migraciones de prueba: Antes de la migración definitiva, se deben hacer cargas de prueba para validad que los datos se transfieren correctamente.
Validar con los usuarios del negocio: El equipo del negocio debe revisar y probar que los datos migrados son correctos y útiles.
Realizar la carga definitiva previo al go-live: establecer claramente el momento del corte de operaciones y cómo se cargarán los datos definitivos en el nuevo sistema ERP.
Establecer plan de contingencia: Definir qué hacer si se detectan errores críticos después de la carga final (por ejemplo, tener respaldos disponibles para restaurar datos).

7. Buenas prácticas para una migración de datos efectiva

✅ Involucrar a usuarios clave desde el inicio: Son ellos quienes conocen mejor la calidad y estructura de la información.

✅ Programar tiempo suficiente en el cronograma: La migración no debe tratarse como una actividad de última hora.

✅ Documentar todas las decisiones y transformaciones realizadas: Facilita futuras auditorías o revisiones.

✅ Automatizar la migración con scripts o herramientas ETL.

✅ Tener entornos de prueba para validaciones progresivas: Para realizar múltiples simulaciones de carga de datos sin afectar la operación diaria.

✅ No subestimar la importancia de la validación: Una migración no es exitosa hasta que los usuarios confirman que los datos son correctos.

8. ¿Qué puede pasar si no se gestiona bien la migración?

Errores operativos masivos: Facturación incorrecta, inventarios descuadrados, cobros mal registrados.
Pérdida de confianza en el sistema nuevo: Si el sistema “arranca mal”, será mucho más difícil lograr su adopción.
Costos adicionales no previstos: Por retrabajo, soporte intensivo, corrección de errores y hasta pérdida de ventas.
Impacto en la atención al cliente y en la continuidad del negocio.

9. Conclusión: una migración bien hecha es invisible, una mala se vuelve el centro del problema

El proceso de migración y carga de datos debe considerarse como uno de los ejes estructurales del proyecto ERP. No es una fase técnica aislada, sino una responsabilidad compartida que requiere máxima atención.

Una migración bien planificada permite comenzar con el pie derecho. Una mala migración puede arruinar toda la implementación.

📌 Si estás por iniciar un proyecto de ERP, asegúrate de dedicarle la importancia y el tiempo que merece esta etapa. Y si necesitas ayuda, no dudes en contactar a especialistas que puedan ayudarte a diseñar, ejecutar y validar tu estrategia de migración de datos.