Configuración y Personalización en un Proyecto ERP: Lo que te Conviene Saber Antes de Implementarlo

Cuando una empresa decide implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), una de las preguntas más importantes —y a menudo más difíciles de responder correctamente— es:

¿Qué tanto debo configurar y qué tanto debo personalizar mi ERP?

Esta decisión impacta profundamente en:

• La flexibilidad del sistema.

• La compatibilidad con futuras actualizaciones.

• El costo total de propiedad (TCO).

• El tiempo de implementación.

• La adaptación cultural de la empresa a nuevas mejores prácticas.

En este artículo explicamos de forma práctica qué significa configurar y personalizar un ERP, cuáles son las opciones que se tienen, qué riesgos se deben evitar y qué buenas prácticas ayudarán a tomar decisiones inteligentes en este aspecto clave del proyecto.

1. ¿Qué significa configurar y personalizar un ERP?

🔹 Configuración (parametrización)

Configurar el ERP implica usar las opciones estándar que el propio sistema ofrece para adaptarlo a las características del negocio, sin modificar el código fuente.

Ejemplos típicos:

• Definir estructuras organizativas (centros de costos, unidades de negocio).

• Parametrizar procesos de compras, ventas, contabilidad.

• Configurar reglas fiscales y de impuestos.

• Definir workflows de aprobación.

• Diseñar reportes estándar o parametrizables.

• Configurar perfiles de usuario y niveles de autorización.

Ventajas:

✅ Rápido de implementar.

✅ Soportado por el proveedor.

✅ Compatible con actualizaciones futuras.

✅ Bajo costo de mantenimiento.

🔹 Personalización (desarrollo específico)

Personalizar el ERP implica modificar el comportamiento estándar del sistema o desarrollar nuevas funcionalidades, mediante:

• Desarrollo de código adicional (scripts, programas).

• Modificaciones a pantallas o flujos de proceso.

• Creación de funcionalidades no existentes en el ERP.

• Integraciones complejas con sistemas externos.

Ventajas:

✅ Permite cubrir procesos muy específicos o diferenciadores del negocio.

✅ Puede ofrecer ventajas competitivas si se gestiona bien.

Riesgos:

⚠️ Incrementa los costos de implementación y mantenimiento.

⚠️ Puede dificultar las actualizaciones futuras del ERP.

⚠️ Aumenta la dependencia del proveedor de personalización.

2. ¿Qué opciones ofrece normalmente un ERP moderno?

La mayoría de los ERPs actuales ofrecen una jerarquía de opciones para adaptar el sistema, en este orden de menor a mayor complejidad:

Nivel de adaptación	Ejemplo típico	Complejidad	Riesgo
Parametrización estándar	Configuración de impuestos, cuentas contables	Baja	Nulo
Configuración avanzada (workflows, plantillas)	Reglas de aprobación, notificaciones automáticas	Media	Bajo
Desarrollo de reportes personalizados	Reportes con BI o herramientas nativas	Media	Bajo
Integraciones estándar	Con CRM, e-commerce, bancos	Media	Bajo a medio
Personalización con extensiones soportadas	Apps del marketplace oficial del ERP	Media	Bajo a medio
Desarrollo a medida / modificación del core	Cambios en lógica de negocio, procesos no estándar	Alta	Alto

👉 El desafío es saber cuándo avanzar a cada nivel.

3. Riesgos comunes por un mal enfoque de configuración y personalización

Estas son las trampas más frecuentes en las que caen muchas empresas durante la implementación de un ERP:

🚩 Intentar replicar al 100% los procesos actuales en el ERP, sin cuestionarlos ni adaptarse a mejores prácticas.

🚩 Personalizar por hábito (“siempre lo hemos hecho así”) sin evaluar el costo/beneficio.

🚩 Crear dependencias técnicas que luego bloquean actualizaciones o encarecen el mantenimiento.

🚩 Querer resolver todo con personalización en vez de revisar si el ERP estándar ya resuelve el problema con una configuración adecuada.

🚩 Desalinearse del roadmap del proveedor: crear un “ERP paralelo” que luego es difícil de sostener.

4. Buenas prácticas para tomar decisiones inteligentes en este frente

✅ 1. Adoptar el principio de “fit to standard”

• Por defecto, intentar adaptar los procesos de negocio a las mejores prácticas que el ERP ofrece.

• Solo personalizar cuando:

  • Se trate de un proceso claramente diferenciador y estratégico.

  • Exista un caso de negocio claro que lo justifique.

✅ 2. Usar extensiones y APIs oficiales

• Si es necesario desarrollar, preferir siempre:

  • Extensiones tipo “plug-in” o apps certificadas.

  • Integraciones a través de APIs, no modificaciones del core.

✅ 3. Documentar exhaustivamente las personalizaciones

• Mantener un registro detallado de cada personalización, con:

  • Objetivo de negocio.

  • Impacto técnico.

  • Responsables.

  • Compatibilidad con actualizaciones.

✅ 4. Evaluar el costo total de propiedad (TCO)

• Cada personalización debe ser evaluada en términos de:

  • Costo de desarrollo.

  • Costo de soporte.

  • Impacto en la capacidad de actualizar el sistema.

✅ 5. Revisar la estrategia de personalización de forma continua

• No basta con decidirlo en el blueprint.

• En cada etapa del proyecto y durante la evolución post go-live, seguir evaluando si mantener, simplificar o eliminar personalizaciones.

5. Conclusión: menos es más en personalización

El ERP es un habilitador para transformar y mejorar la operación de la empresa.

Personalizar en exceso o de manera innecesaria solo encarece el sistema, lo vuelve más frágil y genera dependencias difíciles de sostener.

El verdadero desafío no es adaptar el ERP a la empresa, sino ayudar a la empresa a aprovechar al máximo las mejores prácticas que el ERP ya ofrece.

Las empresas que adoptan esta mentalidad logran:

✅ Implementaciones más rápidas y de menor costo.

✅ Mayor estabilidad y compatibilidad con futuras versiones.

✅ Procesos más robustos y alineados con estándares globales.

✅ Mejor ROI del proyecto ERP.

Llamado a la acción

Si tu empresa está evaluando un ERP o en proceso de implementarlo, no subestimes las decisiones que tendrás que tomar sobre configuración y personalización.

Una estrategia adecuada en este frente marca la diferencia entre un ERP flexible y moderno o un sistema rígido y costoso de mantener.

Si quieres apoyo para definir una estrategia inteligente de configuración y personalización para tu proyecto ERP, contáctanos. Te ayudamos a encontrar el equilibrio correcto para que tu ERP sea un aliado de largo plazo. 🚀

A continuación, comparto un Checklist de Autoevaluación que te puede ayudar.

✅ Checklist de Autoevaluación: Configuración vs. Personalización en un ERP

1. Análisis inicial de necesidades

• ¿Se ha realizado un análisis de brechas (gap analysis) entre los procesos actuales y las funcionalidades estándar del ERP?

• ¿Se han clasificado las necesidades como críticas (core), deseables y prescindibles?

• ¿Se ha considerado si los procesos actuales realmente agregan valor o solo reflejan una forma tradicional de operar?

2. Aprovechamiento de la configuración estándar

• ¿Se ha explorado completamente la capacidad de configuración del ERP antes de considerar personalizaciones?

• ¿Se han utilizado las herramientas del sistema (parametrización, flujos, roles, reglas) para adaptar el sistema sin código?

• ¿Se han documentado las configuraciones aplicadas para facilitar la futura gestión?

3. Criterios para personalización

• ¿Las personalizaciones propuestas están claramente justificadas en términos de impacto en el negocio?

• ¿Se ha validado que la personalización no puede resolverse con procesos alternativos ni módulos complementarios estándar?

• ¿Se ha evaluado el costo-beneficio de cada personalización?

4. Implicancias técnicas y de mantenimiento

• ¿Se ha considerado cómo afectará la personalización a futuras actualizaciones del ERP?

• ¿Se cuenta con soporte interno o del proveedor para mantener el código personalizado?

• ¿Se ha documentado adecuadamente cada desarrollo no estándar?

5. Visión de largo plazo

• ¿Se ha evaluado si la personalización afectará la escalabilidad del sistema?

• ¿Las decisiones actuales están alineadas con la hoja de ruta tecnológica del proveedor del ERP?

• ¿Se ha consultado con el proveedor si existen nuevas funcionalidades en camino que cubran esas brechas?

6. Gestión de riesgos

• ¿Se ha identificado el riesgo de dependencia excesiva de desarrolladores externos o internos?

• ¿Se han establecido políticas claras para validar y aprobar nuevas personalizaciones?

• ¿Se ha revisado el impacto en la seguridad, desempeño y soporte del sistema?

7. Gobernanza y decisión final

• ¿Existe un comité que evalúe y apruebe las solicitudes de personalización?

• ¿Se involucran las áreas usuarias y TI en la toma de decisiones?

• ¿Cada decisión queda registrada con su justificación de negocio y técnica?