Seguridad y Cumplimiento Normativo en un Proyecto ERP: Todo lo que te Conviene Saber

Cuando una empresa toma la decisión de implementar un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), la atención suele centrarse en los módulos, los procesos de negocio y la funcionalidad. Sin embargo, existe un frente crítico que no puede pasarse por alto:

¿Cómo garantizar que el ERP sea seguro y cumpla con todas las normativas legales y de la industria?

En este artículo explicamos qué aspectos de seguridad y cumplimiento se debe considerar al implementar un ERP, los riesgos de no hacerlo adecuadamente, y las mejores prácticas para asegurar un entorno confiable y legalmente sólido.

1. ¿Por qué es fundamental considerar la seguridad y el cumplimiento normativo en un ERP?

El ERP concentra información vital de toda la empresa: datos contables, nóminas, clientes, proveedores, operaciones de venta, compras, producción, entre otros.

Un fallo de seguridad o un incumplimiento normativo puede tener consecuencias devastadoras, como:

• Pérdida o robo de información sensible.

• Multas económicas severas.

• Daño a la reputación de la empresa.

• Interrupciones operativas críticas.

• Pérdida de confianza de clientes, inversores y autoridades.

Hoy más que nunca, proteger la información y cumplir con las normativas aplicables no es opcional: es un requisito estratégico para garantizar la continuidad del negocio.

2. Principales aspectos de seguridad que debes tener en cuenta

La seguridad de un sistema ERP debe abordarse de manera integral, cubriendo múltiples capas de protección. Estos son los principales aspectos que una empresa debe tener en cuenta:

🔹 a. Seguridad de acceso (Control de usuarios y autenticación)

• Gestión de usuarios y roles:

  
  

  Definir claramente quién puede acceder a qué información y qué acciones puede realizar. No todos los empleados deben tener acceso a toda la información ni a todas las funcionalidades del sistema.

• Perfiles de acceso basados en roles (RBAC):

  
  

  Implementar perfiles predefinidos que asignen permisos mínimos necesarios para que cada usuario cumpla su función.

• Contraseñas seguras:

  
  

  Establecer políticas estrictas de creación de contraseñas (longitud mínima, uso de caracteres especiales, cambios periódicos).

• Autenticación multifactor (MFA):

  
  

  Requerir una segunda capa de verificación (por ejemplo, un token o aplicación móvil) para accesos críticos o remotos, reduciendo el riesgo de accesos indebidos.

🔹 b. Seguridad de la información (Protección de datos)

• Encriptación de datos:

  
  

  Asegurar que todos los datos sensibles estén encriptados tanto durante su almacenamiento ("en reposo") como en su transmisión ("en tránsito"), usando protocolos seguros como TLS/SSL.

• Backups periódicos y gestión de copias de seguridad:

  
  

  Realizar respaldos automáticos y programados de toda la información crítica. Verificar que los backups se almacenen en lugares seguros y que puedan restaurarse rápidamente en caso de desastre.

• Logs de auditoría y trazabilidad:

  
  

  Registrar y almacenar todos los accesos y cambios relevantes en el sistema para detectar actividades sospechosas o investigar incidentes.

🔹 c. Seguridad de infraestructura (Protección del entorno tecnológico)

• Protección perimetral:

  
  

  Implementar firewalls, sistemas de detección y prevención de intrusiones (IDS/IPS), VPNs seguras y mecanismos de protección contra ataques externos.

• Actualización de sistemas y parches de seguridad:

  
  

  Asegurar que tanto el ERP como la infraestructura de soporte (bases de datos, servidores, sistemas operativos) estén siempre actualizados con los últimos parches de seguridad.

• Alta disponibilidad y recuperación ante fallos:

  
  

  Contar con infraestructura redundante (clustering, balanceadores de carga, replicación de bases de datos) para asegurar la continuidad del servicio en caso de fallos.

🔹 d. Seguridad operativa (Procedimientos y cultura organizacional)

• Gestión de incidentes de seguridad:

  
  

  Definir procesos claros para la identificación, análisis, respuesta y recuperación ante incidentes de seguridad. Establecer roles y responsabilidades ante emergencias.

• Planes de recuperación ante desastres (DRP) y continuidad de negocio (BCP):

  
  

  Diseñar y probar regularmente planes que permitan reanudar operaciones rápidamente en caso de desastres naturales, ciberataques o fallos graves.

• Concientización y capacitación de usuarios:

  
  

  Educar a todos los usuarios del ERP sobre riesgos de seguridad comunes (phishing, malas prácticas de contraseñas, acceso indebido) y promover una cultura de seguridad en toda la organización.

📌 Conclusión sobre los aspectos de seguridad:

Proteger un ERP no se limita a configurarlo bien: implica asegurar el acceso, proteger los datos, fortalecer la infraestructura y educar a las personas. Solo así se puede garantizar un sistema seguro, confiable y resiliente ante amenazas.

3. Principales normas, regulaciones y certificaciones que pueden aplicar en un proyecto ERP

Cuando una empresa implementa un sistema ERP, debe asegurarse de que tanto el sistema como su entorno operativo cumplan con las normativas legales y estándares de la industria pertinentes. Además, si el ERP se aloja en un data center (propio o del proveedor SaaS), también es crucial validar que la infraestructura esté certificada adecuadamente.

Estos son los principales marcos normativos y certificaciones que una empresa debe considerar:

🔹 a. Normativas de Protección de Datos Personales

Los ERPs manejan una gran cantidad de datos personales de empleados, clientes, proveedores y socios comerciales. Por tanto, deben cumplir con las leyes de protección de datos aplicables:

• Ley de Protección de Datos Personales (Ley N° 29733) - Perú:

  
  

  Exige que las empresas obtengan consentimiento para el tratamiento de datos personales, protejan la confidencialidad y registren sus bancos de datos.

• Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) - Unión Europea:

  
  

  Aplicable incluso a empresas fuera de Europa si tratan datos de ciudadanos europeos. Obliga a proteger la privacidad de los datos, notificar brechas de seguridad y garantizar derechos de los titulares (acceso, rectificación, olvido).

• Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA):

  
  

  Similar al GDPR, pero aplicable a empresas que recolectan datos de residentes de California.

Implicancias para el ERP:

• Configurar el sistema para obtener consentimientos.

• Encriptar datos sensibles.

• Gestionar solicitudes de acceso o eliminación de datos.

• Documentar las actividades de tratamiento de datos.

🔹 b. Normativas fiscales y contables

El ERP debe ser capaz de cumplir con los requisitos fiscales y contables locales, como:

• Facturación Electrónica:

  
  

  En muchos países, incluida América Latina (Perú, México, Chile, Argentina), la facturación electrónica es obligatoria y debe cumplir formatos específicos dictados por las autoridades tributarias.

• Libros electrónicos y contabilidad digital:

  
  

  Presentación de registros contables en formatos electrónicos auditables (por ejemplo, PLE en Perú).

• Normativas de retenciones, percepciones e impuestos especiales:

  
  

  El ERP debe contemplar las configuraciones para aplicar correctamente impuestos indirectos, retenciones de renta, IGV, etc.

Implicancias para el ERP:

• Integración nativa o adaptaciones para cumplir con las disposiciones fiscales vigentes.

• Reportes oficiales listos para exportar y entregar a las autoridades.

🔹 c. Regulaciones sectoriales específicas

Algunas industrias imponen requisitos de seguridad y cumplimiento adicionales:

• PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard):

  
  

  Para empresas que procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito.

  
  

  (Ejemplo: retailers, e-commerce, hoteles).

• HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) - EE.UU.:

  
  

  Para empresas que manejan datos de salud protegidos (hospitales, aseguradoras de salud, clínicas).

• SOX (Sarbanes-Oxley Act) - EE.UU.:

  
  

  Aplica a empresas públicas, exige control riguroso sobre registros financieros y auditoría de sistemas.

Implicancias para el ERP:

• Gestionar controles de acceso reforzados.

• Mantener registros de auditoría detallados.

• Tener trazabilidad completa sobre modificaciones de datos críticos.

🔹 d. Normas internacionales de seguridad de la información

• ISO/IEC 27001:

  
  

  Estándar internacional para sistemas de gestión de seguridad de la información (SGSI).

  
  

  Acredita que la empresa y su sistema ERP protegen adecuadamente la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.

• NIST Cybersecurity Framework:

  
  

  (EE.UU.) Guía de buenas prácticas para la gestión de riesgos de ciberseguridad, especialmente útil en entornos empresariales.

Implicancias para el ERP:

• Definir políticas de seguridad claras.

• Realizar análisis de riesgos periódicos.

• Implantar controles de mitigación de riesgos de seguridad.

🔹 e. Certificaciones específicas para Data Centers (infraestructura)

Cuando el ERP está alojado en servidores externos o en la nube (SaaS), la calidad del data center donde reside el sistema es fundamental. Estas son las certificaciones más relevantes:

• ISO/IEC 27001 - Data Centers:

  
  

  Asegura que la gestión de la seguridad de la información se implementa también en el entorno físico y lógico del centro de datos.

• ISO 22301 - Gestión de la continuidad del negocio:

  
  

  Acredita que el data center tiene planes para seguir operando ante desastres o interrupciones graves.

• SOC 1 y SOC 2 (System and Organization Controls) - AICPA:

  
  

  Informes de auditoría que validan que el proveedor de servicios maneja los datos del cliente de forma segura y conforme a estándares de control interno.

• Uptime Institute Tier Standards:

  
  

  Certifican el nivel de disponibilidad de los data centers:

  • Tier I: Infraestructura básica (99.671% de disponibilidad).

  • Tier II: Redundancia parcial (99.741%).

  • Tier III: Redundancia concurrente (99.982%).

  • Tier IV: Tolerancia a fallos completa (99.995%).

• PCI DSS (aplicado a data centers):

  
  

  Certificación para centros que alojan información sensible de tarjetas de pago.

Implicancias para el ERP:

• Confirmar que el proveedor de hosting o SaaS tenga certificaciones vigentes.

• Asegurar que el nivel de disponibilidad del data center se alinee a las necesidades críticas de la empresa.

• Validar auditorías de cumplimiento periódicas del proveedor de la nube.

📌 Conclusión sobre normas y certificaciones:

Cumplir con las normativas y certificaciones no es solo un requisito legal o de auditoría: es una garantía de confianza para tus clientes, socios comerciales y reguladores, además de proteger activamente tu negocio frente a riesgos graves.

4. Riesgos de no atender la seguridad y el cumplimiento en un ERP

🚩 Sanciones legales:Multas que pueden llegar a ser millonarias por incumplimiento de regulaciones como GDPR o leyes locales de protección de datos.

🚩 Pérdida de información:Robo, filtraciones o destrucción de información vital que afecta la operación diaria.

🚩 Interrupciones de negocio:Ataques cibernéticos pueden detener procesos de venta, compras, producción o servicios al cliente.

🚩 Pérdida de confianza:Clientes e inversores son cada vez más sensibles a los incidentes de seguridad y cumplimiento.

5. Buenas prácticas para garantizar seguridad y cumplimiento en un proyecto ERP

Implementar un ERP sin un enfoque proactivo de seguridad y cumplimiento normativo es un error que puede salir muy caro. Para evitar riesgos, se deben incorporar desde el principio las siguientes buenas prácticas:

✅ a. Definir requisitos de seguridad y cumplimiento desde la fase de selección del ERP

¿Por qué?

No todos los sistemas ERP ofrecen el mismo nivel de seguridad o capacidad de cumplimiento. Si se ignoran estos criterios desde el inicio, corregirlo después puede ser costoso o incluso inviable.

¿Cómo aplicarlo?

• Incluir en el RFP (Request for Proposal) exigencias claras sobre certificaciones, gestión de usuarios, cifrado de datos, políticas de actualizaciones, y mecanismos de auditoría.

• Validar que el ERP permita cumplir con las leyes de protección de datos y normativas fiscales aplicables en cada país donde opera la empresa.

✅ b. Verificar certificaciones de seguridad del proveedor

¿Por qué?

Las certificaciones brindan evidencia objetiva de que el proveedor sigue prácticas reconocidas internacionalmente en materia de seguridad y gestión de la información.

¿Cómo aplicarlo?

• Solicitar certificaciones como ISO/IEC 27001, SOC 1/2/3, PCI DSS (si aplica) o equivalentes.

• Verificar que dichas certificaciones estén vigentes y renovadas periódicamente.

• En servicios SaaS, confirmar que tanto el software como la infraestructura de hosting estén certificados.

✅ c. Establecer una matriz de permisos y roles bajo el principio de "mínimos privilegios"

¿Por qué?

Limitar el acceso a la información sensible reduce significativamente el riesgo de fugas, errores accidentales y ataques internos.

¿Cómo aplicarlo?

• Crear perfiles de usuario bien definidos, donde cada rol tenga acceso solo a la información y funciones que necesita para su trabajo.

• Implementar controles de segregación de funciones, especialmente en procesos críticos como pagos, compras y aprobaciones contables.

• Revisar y actualizar los permisos periódicamente.

✅ d. Implementar políticas de protección de datos personales

¿Por qué?

Muchas leyes nacionales e internacionales exigen que las empresas protejan adecuadamente los datos personales que manejan (clientes, proveedores, empleados).

¿Cómo aplicarlo?

• Clasificar la información y aplicar controles más estrictos sobre los datos sensibles.

• Obtener consentimientos informados cuando sea necesario.

• Definir políticas de retención y eliminación segura de datos.

• Configurar alertas y reportes de accesos inusuales a datos personales en el ERP.

✅ e. Realizar auditorías periódicas de seguridad y cumplimiento en el ERP

¿Por qué?

La seguridad no es un estado permanente: es un proceso dinámico. Solo mediante auditorías periódicas se puede detectar vulnerabilidades antes de que sean explotadas.

¿Cómo aplicarlo?

• Programar revisiones de seguridad y cumplimiento al menos una vez al año, o tras cambios importantes (actualizaciones, nuevas integraciones, etc.).

• Contratar auditorías externas independientes cuando sea necesario para tener una visión imparcial.

• Revisar tanto aspectos técnicos como procedimentales (gestión de usuarios, trazabilidad, controles de acceso).

✅ f. Incluir la gestión de la seguridad y el cumplimiento del ERP dentro de la estrategia de ciberseguridad de la empresa

¿Por qué?

El ERP no debe verse como un sistema aislado: es parte del ecosistema digital de la empresa.

¿Cómo aplicarlo?

• Integrar el ERP en los programas de seguridad de TI corporativos: monitoreo de amenazas, gestión de incidentes, recuperación ante desastres.

• Alinear los planes de continuidad del negocio (BCP) y recuperación ante desastres (DRP) considerando el ERP como sistema crítico.

✅ g. Capacitar regularmente a todos los usuarios del ERP en temas de seguridad y cumplimiento

¿Por qué?

Las personas son el eslabón más débil en la cadena de seguridad. La falta de capacitación puede convertir al mejor sistema en un riesgo.

¿Cómo aplicarlo?

• Realizar talleres de sensibilización en ciberseguridad al menos dos veces al año.

• Incluir formación específica en manejo de información confidencial y normativas de protección de datos.

• Difundir políticas internas claras de uso del ERP, enfatizando el rol de cada usuario en la protección de los datos.

📌 Conclusión sobre buenas prácticas:

La seguridad y el cumplimiento en un ERP no se logran con configuraciones iniciales; requieren una cultura organizacional, procedimientos claros, herramientas técnicas adecuadas y un compromiso continuo de toda la empresa.

6. ¿Quién es responsable de la seguridad y el cumplimiento en un proyecto ERP?

Uno de los errores más comunes al implementar un sistema ERP es asumir que la seguridad y el cumplimiento normativo son responsabilidad exclusiva del proveedor.

Nada más lejos de la realidad: en cualquier proyecto ERP, la responsabilidad es compartida, pero claramente diferenciada entre el Cliente (empresa) y el Proveedor del ERP.

A continuación explico cómo se reparte esta responsabilidad:

🔹 a. Responsabilidad de la Empresa Cliente

La empresa que implementa el ERP mantiene la responsabilidad principal sobre la información que gestiona, y debe:

• Definir políticas de seguridad internas:

  
  

  Establecer normativas claras sobre el uso de los datos, los accesos, la protección de información y la gestión de incidentes.

• Clasificar la información:

  
  

  Identificar qué datos son sensibles (por ejemplo, datos financieros, de clientes, de empleados) y exigir protecciones adecuadas.

• Gestionar los usuarios y sus permisos:

  
  

  Definir y administrar los accesos al ERP bajo el principio de mínimo privilegio.

  
  

  Es su responsabilidad decidir quién puede ver, modificar o eliminar información.

• Cumplir con la legislación vigente:

  
  

  Asegurarse de que el uso del ERP cumple las leyes locales e internacionales de protección de datos, fiscales, laborales, sectoriales, etc.

• Reportar incidentes y vulnerabilidades:

  
  

  Actuar proactivamente reportando anomalías, incidentes de seguridad o brechas de cumplimiento detectadas en el uso del ERP.

• Monitorear y auditar periódicamente el uso del ERP:

  
  

  Validar que los datos estén protegidos, que los permisos sean adecuados y que los registros de acceso estén disponibles.

📌 Conclusión:

Aunque el ERP sea alojado en la nube y administrado técnicamente por un proveedor, la responsabilidad sobre el uso correcto y el cumplimiento legal sigue siendo de la empresa.

🔹 b. Responsabilidad del Proveedor del ERP

El proveedor de la solución ERP, en modalidad SaaS o instalada, tiene la responsabilidad de garantizar que el sistema y la infraestructura sean seguros y cumplan con estándares técnicos, específicamente:

• Garantizar la seguridad técnica de la plataforma:

  • Aplicar actualizaciones y parches de seguridad.

  • Implementar protección contra accesos no autorizados y ciberataques.

  • Asegurar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información alojada.

• Contar con certificaciones de seguridad vigentes:

  
  

  Por ejemplo, ISO 27001, SOC 2, PCI DSS (según corresponda), que demuestren buenas prácticas en la gestión de la información y sistemas.

• Ofrecer funcionalidades de cumplimiento:

  
  

  Brindar herramientas que faciliten el cumplimiento del cliente, como gestión de consentimientos, encriptación de datos, logs de auditoría, reportes fiscales requeridos.

• Notificar incidentes de seguridad:

  
  

  En caso de producirse un evento que afecte la seguridad de la información alojada, el proveedor debe informar al cliente de manera rápida y clara.

• Mantener acuerdos de niveles de servicio (SLA):

  
  

  Garantizar tiempos de respuesta, resolución de incidentes, y disponibilidad del sistema acordados contractualmente.

📌 Conclusión:

El proveedor debe brindar un sistema seguro, pero no puede garantizar por sí solo que la empresa cumpla con sus obligaciones legales o use correctamente el ERP.

🔹 c. El modelo de "Responsabilidad Compartida"

En proyectos de ERP en la nube, se aplica un modelo similar al que se usa en cloud computing en general:

• El Proveedor es responsable de la seguridad de la nube (plataforma, infraestructura, software base).

• El Cliente es responsable de la seguridad en la nube (datos, usuarios, configuraciones, cumplimiento regulatorio).

Ambos deben colaborar activamente para que el sistema sea seguro, cumpla las normativas y proteja adecuadamente los intereses de la empresa.

📌 Resumen:

Aspecto	Responsable Principal
Infraestructura segura	Proveedor
Actualización de software y parches	Proveedor
Definición de roles y permisos	Cliente
Gestión de usuarios y accesos	Cliente
Cumplimiento de normas legales	Cliente
Detección de vulnerabilidades técnicas	Proveedor
Clasificación y protección de datos	Cliente
Notificación de incidentes técnicos	Proveedor
Respuesta y mitigación ante incidentes de negocio	Cliente

Conclusión clave:

El éxito en seguridad y cumplimiento en un proyecto ERP depende de una colaboración activa y consciente entre el proveedor y la empresa cliente. Cada uno tiene responsabilidades ineludibles y complementarias.

7. Conclusión: sin seguridad ni cumplimiento, el riesgo es demasiado alto

Un ERP puede ser un motor de transformación y eficiencia para la empresa.Pero si no se gestiona adecuadamente la seguridad y el cumplimiento normativo, el mismo ERP puede convertirse en una fuente de riesgo crítico.

✅ Incluir seguridad y cumplimiento desde el primer día del proyecto no es un lujo: es un requisito esencial para el éxito sostenible del ERP y del negocio.

Llamado a la acción

Si tu empresa está evaluando o implementando un ERP, asegúrate de incorporar desde el principio una estrategia robusta de seguridad y cumplimiento normativo.Y si necesitas asesoría especializada para definir estos aspectos en tu proyecto ERP, no dudes en consultarnos.Tu información, tu reputación y tu futuro lo agradecerán. 🚀